Fiche Client

Général

Adresse

Champs	Description
Code Client	Zone obligatoire. Ce champ est accessible si vous êtes en codification manuelle des tiers. Pour en savoir plus sur la codification automatique, vous pouvez consulter la Vue d'ensemble Codification des tiers. Attention ! Les caractères spéciaux suivants ne sont pas autorisés : "#$%&'()*[] ;
Abréviat. ou Civilité	Liste de choix contextuelle selon qu’il s’agit d’une entreprise ou d’un client particulier. Pour les entreprises, cette liste fait appelle à la tablette des Abréviations postales (Entreprise, Société, Etablissement, Magasin, etc.). Pour les clients particuliers il s’agit de la tablette Civilité (Monsieur, Madame, etc.). Ces tablettes sont gérées dans le module Paramètres, menu Généraux.
Raison sociale ou Nom	Zone obligatoire de 35 caractères permettant de renseigner la désignation ou le nom du client.
Prénom	Zone de saisie de 35 caractères présente uniquement sur la fiche client particulier.
Adresse	Trois lignes d’adresse de 35 caractères chacune.
Code postal/Ville	Le code postal est sur 9 caractères pour respecter la norme EDI internationale. Un Double Clic sur la zone vierge affiche la liste des codes postaux et villes installés en standard dans le produit. Le bouton [Recherche] permet d’affiner la recherche sur le nom de la ville. Saisie du code complet ou racine du code postal puis Double clic sur cette zone permet de se positionner au bon endroit dans la liste. Attention ! Si vous saisissez manuellement le code postal, il n’y a pas de contrôle de cohérence avec la ville.
Pays/Région	Liste de choix des différents pays créés dans le module Paramètres, menu Généraux. Vous pouvez associer aux pays des régions, lands, états ou provinces afin de compléter l’adresse du tiers. En création de client/prospect la valeur du pays indiqué dans les Paramètres Société, Saisie, Paramètres par défaut est reprise par défaut.
Abrégé	Nom abrégé de la raison sociale. Par défaut, sont repris les 17 premiers caractères de la raison sociale. Si vous modifiez par la suite la raison sociale, ce champ n'est pas mis à jour, il faut le modifier manuellement.

Champs

Description

Client Entreprise ou Particulier

Case à cocher permettant de distinguer deux natures de clients. La fiche tiers est dynamique. Elle varie automatiquement suivant le type choisi.

Exemple :

Sur l’onglet Général, vous indiquerez le nom pour un Client particulier alors que vous noterez la raison sociale d’une Entreprise.
Sur l’onglet Règlement, vous préciserez qu’il s’agit d’une facturation TTC ou HT.

Vous pouvez opter pour un paramètre par défaut en cochant la case Clients particuliers par défaut au niveau des Paramètres société, Clients/prospects/fournisseurs.

Identification

Champs	Description
Nationalité	Liste de choix de la Nationalité du client. En création de fiche tiers ce champ peut être renseigné automatiquement si : - le lien entre pays et Nationalité a été fait dans le paramétrage des pays. - le code pays est renseigné sur la fiche client. - La liste des nationalités est triée dans l'ordre alphabétique des pays.
Langue	Liste de choix du code langue. Les codes langues sont créés dans le module Paramètres, menu Généraux, commande Langues. L’enregistrement de ce code permet la traduction des libellés articles en langue étrangère sur les pièces commerciales. En création de fiche tiers ce champ peut être renseigné automatiquement si : - le lien entre pays et Langue principale a été fait dans le paramétrage des pays. - le code pays est renseigné sur la fiche client.
SIRET	Zone de 17 caractères pour respecter la norme ISO. Un contrôle existe sur la validité des codes SIREN et SIRET. Il est possible d'avoir deux codes SIREN identiques en revanche, il est impossible d’avoir un doublon sur le SIRET. Vous pouvez mettre en place ces contrôles dans les Paramètres société, Clients/Prospects/Fournisseurs.
N° DUNS	Séquence d’identification à neuf chiffres qui garantit une identification sûre et unique de chaque entreprise. Un numéro D-U-N-S® différent est attribué à chaque société simple, maison mère, filiale, siège social et établissement secondaire. Si un établissement secondaire est actif à la même adresse que son siège, un numéro D-U-N-S® différent lui sera attribué s’il dispose d’une activité séparée et distincte. Chaque numéro D-U-N-S® incorpore un chiffre de contrôle afin d’assurer son authentification.
Nomenclature activité	Liste exhaustive des codes NAF. Ce champ concerne les tiers entreprises. Ce champ n'est plus masqué même si le pays de la base est différent de France.

classification

Champs

Description

Origine

Origine du Tiers.

Exemple :

Prescription, mailing, salon, etc.

Sect. activité

Statistique correspondant au Secteur d’activité. Ces codes sont créés au niveau du menu Tablettes Tiers du module Paramètres.

Communication

Champs

Description

Téléphone/Téléphone domicile/Fax/Téléphone bureau/Téléphone portable

Zones de texte permettant de saisir les coordonnées téléphoniques du client/prospect. Ces champs s'adaptent selon que vous consulter une fiche client Entreprise ou Particulier.

E-mail ou Site Web

Selon que vous consultez une fiche Client particulier ou Entreprise cette zone peut s’intituler Site Web (Entreprise) ou Email (Particulier).

- l’option Site Web, accessible par le menu Zoom, vous permet de vous connecter sur le site Internet de votre client.

- utilisateur de Microsoft Outlook, vous pouvez envoyer un message à vos clients particuliers, en indiquant sur cette zone l’adresse Email puis en cliquant sur le bouton [Envoyer un message].

Champs	Description
Enseigne	L’enseigne est une information réservée aux clients entreprises. Vous pouvez choisir de gérer ce champs en saisie libre ou en tablette.
Groupe	Liste de sélection du tiers chapeautant un groupe financier. Il peut s’agir par exemple de la maison mère dans le cadre d’une centrale d’achats et de ses magasins. Si vous disposez du module Relation Clients, le groupe est un critère de sélection possible dans la fonction mailing.
Sexe	Liste de sélection du sexe du tiers. Cette zone est réservée aux clients particuliers.
Date naissance	Zone réservée aux clients particuliers.
Commentaire	Texte libre sur 35 caractères maximum.
Confidentiel	Zone permettant de gérer la confidentialité liée au groupe utilisateur.

Complément

Champs	Description
Prescripteur	Liste de sélection du tiers prescripteur. Si vous disposez du module Relation Clients le prescripteur est un critère de sélection possible dans la fonction mailing
Apporteur	Liste de sélection du tiers apporteur d’affaires. Il est commissionné ponctuellement en plus du commercial. Ensuite, seul le commercial est commissionné.
Client livré	Liste de sélection du client à qui la livraison doit être effectuée. Attention ! Si vous avez défini un lien Etablissement/Dépôts, le choix du tiers livré n'est possible que si son dépôt est aussi lié à l'établissement du tiers principal.
N° adresse	Liste de sélection d’une adresse de livraison issue du client livré et à prendre par défaut lors de la saisie de pièce.
Client facturé	Liste de sélection du client à qui la facture doit être adressée.
N° adresse	Liste de sélection d’une adresse de facturation issue du client facturé et à prendre par défaut lors de la saisie de pièce.
Client payeur	Liste de sélection qui permet, pour les Tiers facturés de référencer le payeur associé. Attention ! Dans cette liste n’apparaîtront que les clients ayant été définis comme étant des tiers payeurs sur l’onglet Conditions.
Zone Commerciale	Information facultative. Choix de la Zone Commerciale créée dans le menu Tablettes tiers du module Paramètres.
Commercial 1	Liste de choix permettant d’affecter le commercial 1 au client. En saisie de pièce, c’est ce commercial qui est récupéré dans l’entête de la pièce.
Commercial 2 ou 3	Liste de choix permettant de saisir un second et un troisième commercial. En saisie de pièce, les commerciaux 2 et 3 sont consultables dans le complément ligne et entête de pièce. Le calcul des commissions des commerciaux prend en compte maintenant le commercial 2 et 3 des lignes de pièces.
Taux	Taux de commissionnement correspondant au commercial 1, 2, ou 3.
Contact principal	Zones informatives issues de la fiche du contact principal. Ces données ne sont pas modifiables depuis la fiche tiers. Lors de la saisie d'une pièce, ce contact sera ramené automatiquement dans le complément en-tête de la pièce.
Publipostage	Case à cocher à deux positions. Utile si le module Relation clients est sérialisé et si vous souhaitez préciser que le client accepte de recevoir des mailings de votre part.
eMailing	Case à cocher ayant le même rôle que Publipostage côté eMailing. (En langage Internet, notion de opt-in/opt-out). Par défaut, ce champ n’est pas coché mais vous pouvez effectuer une mise à jour en série pour l’activer sur une cible de clients.
Pièces par mail	Liste de choix multiples proposant toutes les natures de pièces de vente pour lesquelles il existe un paramétrage d'envoi par mail. Pour que l'envoi par mail fonctionne en saisie de pièce, la nature de pièce doit obligatoirement être renseignée. Attention ! Si aucun paramétrage Envoi par mail n'est créé sur une nature de pièce, le champ n'est pas visible.
	Le bouton [Paramétrage envoi des mails par nature de pièce], propose d'accéder à l'écran de paramétrage d'envoi par mail pour les natures de pièce sélectionnées dans la liste. L'écran de paramétrage est le même que celui disponible dans les natures de pièces, à l'exception qu'il permet de renseigner un autre type de destinataires pour action et pour copie , les Contacts.
Date d’ouverture	Il s’agit de la date d’activation du client suite à une mise en sommeil.
Indisponible depuis le	Ce message n’apparaît, suivi d’une date, que si le tiers est fermé c’est-à-dire qu’il n’est plus possible d’émettre un document à son attention. La fermeture des tiers est un traitement qui permet de mettre en sommeil un client ou un fournisseur pendant une période plus ou moins longue mais qui ne supprime pas physiquement le tiers et qui laisse la possibilité de le réactiver quand vous le souhaitez.

Conditions

Tarification

Champs

Description

Devise

Choix de la devise par défaut. Cette liste n’est pas disponible si vous avez coché la case multi-devises de l’onglet règlements. La devise est modifiable ponctuellement en saisie de document.

En création de fiche tiers ce champ peut être renseigné automatiquement si :

- le lien entre pays et devise nationale a été fait dans le paramétrage des pays,

- le code pays est renseigné sur la fiche tiers.

Famille tarif

Liste de choix de la famille tarifaire à affecter.

Taxes

Champs	Description
Régime fiscal	Le croisement entre le régime fiscal du client et celui de la fiche article permet de déterminer le taux de TVA à appliquer.
Facturation HT	Case à cocher à deux positions. Vous pouvez paramétrer un choix par défaut dans les Paramètres société, Paramètres par défaut. La gestion des tiers TTC n'est pas compatible avec les taxes internationales.
Soumis à TPF	Cochez cette case si le client est assujetti à la taxe parafiscale.

Remises

Champs

Description

% remise

Vous pouvez accorder une remise systématique. Indiquez le taux de la remise et elle se calculera automatiquement sur les pièces commerciales.

Attention !

La remise ne s’applique qu’aux articles ayant la caractéristique Remisables en pied.

% escompte

Il est possible de paramétrer un taux d’escompte systématique.

L’escompte se calculera sur les pièces commerciales et s’appliquera aux articles définis comme Escomptables.

Conditions expéditions

Champs	Description
Franco de port
Transporteur	Ce champ permet d'associer un Transporteur au client. Si vous avez activé les fonctionnalités de la Gestion des transporteurs, ce champ est complété du bouton [...] afin de rechercher le transporteur parmi les fournisseurs paramétrés comme tels.
Secteur géographique	Liste de choix du secteur géographique. Il vous permettra d’appliquer des tarifs associés à ce secteur géographique. Ces secteurs géographiques sont définis depuis le module Paramètres, menu Tiers et contacts, commande Secteurs géographiques.

Etablissement / Dépôt

Champs

Description

Etablissement

Choix de l'établissement par défaut du client. Il est possible de ne paramétrer aucun établissement par défaut et de laisser le choix Aucun.

Attention !

Si un dépôt a été sélectionné au préalable au niveau du champ Dépôt, alors seuls les établissements rattachés à ce dépôt apparaissent au niveau de la liste.

Si le dépôt choisi n'a aucun lien avec aucun établissement, alors tous les établissements seront proposés au niveau de la liste.

Dépôt

Choix du dépôt par défaut du client. Il est possible de ne paramétrer aucun dépôt par défaut et de laisser le choix Aucun.

Attention !

Si un établissement a été sélectionné au préalable au niveau du champ Etablissement, alors seuls les dépôts rattachés à cet établissement ainsi que les dépôts rattachés à aucun établissement apparaissent au niveau de la liste.

Si aucun établissement n'a été sélectionné, alors tous les dépôts sont listés.

Gestion

Champs	Description
Profil de gestion	Liste de choix d’un critère de regroupement complémentaire aux tables libres.
Client multi-devises	Cochez cette case si le client peut être facturé dans plusieurs devises.
Client payeur	Si vous cochez cette case cela signifie que le Tiers peut aussi payer pour le compte d’un autre client. La gestion du tiers payeur est purement comptable. Elle permet de passer l’écriture de vente sur le compte du tiers payeur et non pas du tiers facturé. Cette fonction est utilisée dans le cas des centrales d’achats, groupements etc.

Export

Champs	Description
Code NIF	L’identification CEE est utilisée pour la déclaration d'échanges de biens (DEB). Ce champ concerne les tiers entreprises. Pour une entreprise française ce champ indique que la société est assujettie à la TVA. Exemple de code NIF pour la France : FR18393193
Incoterm	Liste de choix des différents incoterms créés dans les paramètres généraux. Cette information est nécessaire pour établir les documents exports et pour la D.E.B.
Mode expédition	Liste de choix des différents modes d'expéditions créés dans les paramètres généraux. Cette information est nécessaire pour établir les documents exports et pour la D.E.B.
Lieu de disponibilité	Indication du lieu de disponibilité des articles : France, CEE ou hors CEE. Cette information est nécessaire pour établir les documents exports.

Logistique

Champs	Description
Délai moyen de livraison	Saisie du délai en jour. Il permettra au système de calculer une date de départ usine à partir du délai acceptée de la ligne de pièce
Formule de calcul du n° de colis	Liste de choix de la formule de calcul du n° de colis : - <<Aucune>>, - Licence plate, - S.S.C.C.( Serial Shipping Container Code). Ce choix est saisissable que si l'E.D.I. industrie et l'E.D.I. aéronautique ont été activés dans les paramètres société de l'EDI. Avec le colisage, ce paramétrage est pris en compte dans le calcul du numéro de colis. Dans le cas où le paramétrage de formule de calcul du n° de colis est renseigné, c'est l'activation de l'E.D.i. industrie et celui de l'E.D.I. aéronautique qui fixe le choix de numérotation (Licence plate ou S.S.C.C). Dans le cas contraire , c'est l'E.D.I. actif dans les paramètres société qui fixe la numérotation : un seul E.D.I. actif. Les différents numéros de colis sont affichés dans les unités logistiques, suivant le paramétrage.
Lieu de disponibilité	Indication du lieu de disponibilité des articles : France, CEE ou hors CEE. Cette information est nécessaire pour établir les documents exports.

Règlements

Champs	Description
Compte auxiliaire	Compte comptable du tiers. Par défaut, il est identique au code client enregistré sur l’onglet Général. Vous pouvez néanmoins saisir un compte comptable différent de celui de la gestion commerciale. Exemple : Codification alphabétique en gestion commerciale et numérique en comptabilité.
Compte collectif	Affectation d’un compte collectif. Seuls les comptes déclarés collectifs dans Cegid XRP Sprint Comptabilité figurent dans la liste de sélection.
Famille comptable	Liste de choix de la famille comptable à affecter pour la ventilation en comptabilité générale et analytique.
Règlement	Liste de choix du mode de règlement à affecter par défaut. Le mode de règlement détermine le moyen de paiement (chèque, traite, etc.) et les modalités de paiements (calcul d’échéances, nombre d’échéances).
Jours de paiement 1 et 2	Quantième qui détermine un jour de facturation précis dans le mois. Exemple : Le client final souhaite que ses factures soient établies le 25 du mois.
Mode relance traite	Cette zone fait appel à la liste des familles de relances paramétrée dans Cegid XRP Sprint Comptabilité, module Structure et paramètres, menu Paramètres, commande Paramètres de relances. Il s’agit du mode de relance sur les effets en retour d'acceptation.
Mode relance règlement	Cette zone fait appel à la liste des familles de relances paramétrée dans Cegid XRP Sprint Comptabilité, module Structure et paramètres, menu Paramètres, commande Paramètres de relances. Il s’agit du mode de relance des autres modes de règlements (chèque, virement, etc.) permettant de relancer vos clients sur les factures échues et non réglées.
Crédit demandé	Zone informative de la valeur du crédit demandé par le client.
Crédit accordé	Valeur du crédit accordé par l’entreprise à son client servant à calculer le risque client.
Plafond autorisé	Valeur du plafond de crédit autorisé au client. La différence entre la valeur du crédit accordé et la valeur du plafond autorisé correspond au dépassement autorisé par l’entreprise au client Exemple : Si le crédit accordé = 20.000 euros et si le dépassement autorisé = 5.000 euros alors le Plafond autorisé = 25.000 euros.
Relevé sur facture	Case à cocher à deux positions.
Fréquence	Cette zone n’est active que si vous avez coché la case Relevé sur facture. Elle propose une liste de choix des différentes périodes qui rythment l’édition des relevés.
Jour	Quantième : valeur comprise entre 1 et 31. Jour du mois auquel vous souhaitez éditer les relevés.
Code EAN	Ce champ est relatif aux tiers entreprises. Il est utilisé pour les Echanges de données informatiques (EDI).
Forme juridique	Il s’agit de la forme juridique officielle (SA, SARL, etc.).
Mot de passe Internet	Zone de texte utilisée si vous avez activé le module E-Commerce.
Mode de dématérialisation	Zone à renseigner si le tiers est concerné par la dématérialisation.

Informations

- personnaliser les libellés des champs dans le module Paramètres, Champs libres, Libellés Clients

- simplifier et optimiser la saisie de la fiche tiers en masquant certains champs que vous ne souhaitez pas utiliser. Pour cela faites commencer leur libellé par .- (point tiret).

Champs	Description
Tables	Liste de choix des informations contenues dans les tables statistiques. Elle compte jusqu’à 3 tables libres en gamme Suite.
Valeurs	Ces champs récupèrent et identifient des montants précis. (Par exemple le chiffre d’affaires).
Dates	Zones permettant de récupérer et d’identifier des dates précises relatives à l’activité commerciale avec le client. (Exemple : la date de la dernière commande). Vous pouvez gérer jusqu’à 3 dates.
Textes	Zones de textes libres. Vous pouvez gérer jusqu’à 3 textes libres.
Décisions	Cases à cocher à deux positions. La fiche tiers peut contenir jusqu’à 3 cases à cocher.
Bloc notes	Le Bloc-notes est une zone libre permettant de compléter l’information sur le client.

Le bouton [Menu zoom], Encours, permet d'accéder à la consultation de l'encours et à la gestion du Risque client

Le bouton [Encours client] présent sur l’onglet Général de la fiche Tiers donne les mêmes accès.

Le risque est calculé automatiquement en comparant l’encours client au crédit accordé et au plafond autorisé. Vous pouvez, si vous le souhaitez modifier le niveau du risque client en cochant la case Forcer l’état.

Le bouton [Menu zoom], permet de consulter la liste des pièces du tiers (commandes non livrées, Bons de livraison non facturés, etc.).

Le bouton [Menu zoom], permet d'accéder à la liste des articles en commande.

Le bouton [Menu zoom] permet de consulter la synthèse des pièces c'est-à dire l'évolution détaillés de toutes les pièces créées pour ce client avec pour chaque ligne article de la pièce, le prix, les quantités commandées, expédiées et facturées ainsi que les pièces suivantes générées.

Le bouton [Menu zoom], option Pièces / Reste à livrer, permet de connaître le reste à livrer.

Le bouton [Menu zoom], option Pièces permet de saisir un devis, une commande ou une livraison d’échantillons.

Le bouton [Menu zoom], option Tarifs permet d'accéder :

- à la saisie consultation du tarif client, par article et par famille de tarif articles.

- à l'édtion du tarif client, par article et par famille de tarif articles.

- à la saisie et consultation des tarifs avancés

- à l'édtion des tarifs avancés.

Le bouton [Menu zoom] permet de connaître la Société mère, la liste des sociétés du groupe ainsi que la liste des filiales du groupe.

Le bouton [Menu zoom] permet d'accéder à l’analyse des ventes et au cube décisionnel.

Le bouton [Menu zoom] permet d'accéder à la Configuration EDI. Le paramétrage de la fiche tiers EDI est nécessaire pour émettre des messages EDI à ce tiers.

Le bouton [Menu zoom], option Parc permet d'accéder aux :

- fiches parc

- éléments parc

- interventions

Le bouton [Données complémentaires], option Adresses permet de gérer des adresses de livraison, de facturation et de règlement si elles sont différentes de l'adresse principale et nécessaires à l’établissement des pièces commerciales.

Le bouton [Données complémentaires] permet de gérer les frais associés au client afin qu’ils s’appliquent automatiquement en saisie de pièce.

Le bouton [Données complémentaires] permet de gérer le référencement des articles chez le client.

Chaque tiers est multi-RIB avec un RIB principal. Le bouton [RIB] permet de créer, modifier et supprimer les différents relevés d’identités bancaires.

Le bouton [Liste des mandats] permet de créer, modifier, supprimer, imprimer, envoyer par mail les mandats associés au client.

Le bouton [Contact] permet de créer, consulter, modifier ou supprimer les interlocuteurs chez le tiers. Vous pouvez compléter l’adresse Internet de chaque contact pour leur envoyer personnellement des e-mails.

Le bouton [Mémos] permet de commenter ou justifier les données d'un tiers dans une zone libre en saisissant du texte ou en intégrant des objets OLE (graphiques, feuille de calculs, compte-rendu de réunion, scan de facture, photo, etc.).

Le bouton [Imprimer] permet d'éditer la fiche client selon les options de votre choix.

Le bouton [Bascule en client] permet la transformation d'un prospect en client en changeant uniquement sa nature de tiers. Le code du prospect est conservé sans aucune possibilité de le changer. La bascule se fait provisoirement à l’écran et est effective à la validation de la fiche client.

Le bouton [Courrier] permet d’envoyer un courrier personnalisé au tiers sélectionné ou à un contact chez le tiers.

Le bouton [Enregistrer dans contacts Outlook] permet de basculer le client/prospect dans les contacts Outlook.

Le bouton [Menu zoom] permet d’accéder à l’option G.E.D et ainsi de visualiser les documents appartenant au client/prospect.

Le bouton [G.E.D] est visible en bas à droite de l'écran si des documents sont déjà référencés et offre un accès plus rapide aux documents.

Le bouton [Données complémentaires] permet de compléter les Informations complémentaires liées au client/prospect.

Le bouton [Données complémentaires] permet de renseigner les données de la Table complémentaire que vous avez paramétrée dans le module Relation clients, menu Paramètres Généraux.

Le bouton [Données complémentaires] permet d'accéder en création modification à la liste des actions, des propositions et des projets.
La gestion des projets est facultative. Elle relève d’un choix effectué dans le module Paramètres. En sélectionnant un projet, il est possible de consulter les actions associées à un projet.
En sélectionnant une proposition existante vous pouvez consulter l’historique de la proposition, consulter les actions associées, etc.

Le bouton [Données complémentaires], option alertes permet d'accéder à la liste des alertes. Si l'utilisateur a les droit d'accès à la gestion des alertes à il pourra ici créer, modifier ou supprimer les alertes. Le menu alerte est affiché si au moins une alerte de type tiers active existe, ou s'il existe une alerte de type pièce avec un événement sur l'utilisation du code tiers.

La gestion des alertes est aussi accessible par le raccourci clavier <CTRL>+ U pour afficher la liste des alertes et <CTRL>+ Q pour créer une alerte.

Le bouton [Données complémentaires], option Taux de chancellerie négociés permet d'accéder à la création des taux de fixing pour le tiers.

Depuis la fiche client/prospect, onglet Général, vous pouvez ouvrir Google Maps France :

ou

Le bouton [Menu zoom], option Services Publics, vous permet de renseigner les codes services pour le tiers en fonction du code SIRET si le mode de dématérialisation est "Chorus". Vous avez également la possibilité d'accéder à la commande Services Publics dans le menu Ventes.

Fiche client/prospect

Vous souhaitez en savoir plus sur les données de la fiche

Que souhaitez-vous faire ?